In Österreich müssen Unternehmen, die eine Registrierkasse verwenden, am Ende eines jeden Kalenderjahres einen Jahresbeleg erstellen. Dieser Beleg stellt sicher, dass die Umsätze korrekt erfasst wurden und dient als Schutzmaßnahme gegen Manipulationen. Neben der steuerlichen Bedeutung des Jahresbelegs erfüllt er auch eine wichtige Sicherheitsfunktion.
Seit dem 1. April 2017 gelten verschärfte Anforderungen, die den Einsatz von Sicherheitseinrichtungen in Registrierkassen vorschreiben. In diesem Artikel erklären wir, was der Registrierkassen-Jahresbeleg ist, welche Anforderungen er erfüllt, wie er korrekt erstellt wird und wie die Prüfung des Belegs funktioniert.
Der Registrierkassen-Jahresbeleg ist ein Beleg, der alle relevanten Daten einer Registrierkasse für das gesamte Kalenderjahr zusammenfasst. Er enthält unter anderem:
Der Beleg dient nicht nur steuerlichen Zwecken, sondern ist auch ein elementarer Bestandteil der Sicherheitsvorkehrungen, die mit der Verwendung von Registrierkassen verbunden sind.
Die Sicherheitseinrichtung sorgt für die Verkettung und Signierung der Einzelumsätze und stellt sicher, dass diese nicht nachträglich verändert werden können. Ebenso müssen Start-, Monats- und Jahresbelege signiert und in die Belegkette eingefügt werden. Dadurch wird gewährleistet, dass die vollständige und unverfälschte Erfassung der Umsätze nachvollziehbar bleibt.
Der Jahresbeleg erfüllt zwei Hauptfunktionen: Er dient der vollständigen Erfassung der Umsätze und trägt zum Schutz der Kassenaufzeichnungen vor Manipulationen bei. Der Jahresbeleg ist Teil eines umfassenden Sicherheitssystems, das alle Umsätze des Unternehmens sichert.
Durch die Signierung und die Verschlüsselung der Belege wird eine fälschungssichere Dokumentation gewährleistet. Ohne die Signatur und die Einbindung in die Belegkette könnte es zu Manipulationen kommen, die die Richtigkeit der Aufzeichnungen gefährden würden.
Der Jahresbeleg muss grundsätzlich am letzten Tag der getätigten Umsätze eines Kalenderjahres erstellt, ausgedruckt und aufbewahrt werden. Dies muss grundsätzlich bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres erfolgen. Der Monatsbeleg für Dezember dient gleichzeitig als Jahresbeleg.
Wie der Jahresbeleg zu erstellen ist, kann in der Bedienungsanleitung der Kasse nachgelesen werden oder beim Kassenhersteller oder -händler erfragt werden.
Die Prüfung des Jahresbelegs ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses und stellt sicher, dass der Beleg ordnungsgemäß erstellt wurde. Für die Prüfung gibt es drei Möglichkeiten:
Einige Kassensysteme bieten die Möglichkeit, den Jahresbeleg direkt aus dem Kassensystem heraus anzumelden und die erforderlichen Meldungen automatisch zu machen. In diesem Fall muss der Jahresbeleg nicht ausgedruckt oder manuell geprüft werden.
Unternehmen, die aufgrund technischer Einschränkungen (z. B. kein Internetzugang oder kein Smartphone) diese Prüfungen nicht durchführen können und auch keinen Steuerberater beauftragt haben, können den ausgedruckten Jahresbeleg mit dem amtlichen Vordruck RK1 an das BMF übermitteln.
Der Jahresbeleg muss grundsätzlich am letzten Tag der getätigten Umsätze im Kalenderjahr erstellt und ausgedruckt werden. Dieser Vorgang muss spätestens bis zum 31. Dezember abgeschlossen sein.
Sonderregelungen:
Für Saisonbetriebe, wie etwa ein Schwimmbad, kann dieser Vorgang auch zum Saisonende, spätestens jedoch bis zum 15. Februar des Folgejahres, durchgeführt werden. Sollte die unternehmerische Tätigkeit bereits vorher wieder aufgenommen werden, muss der Jahresbeleg spätestens vor dem ersten Barumsatz im neuen Jahr erstellt werden.
Für Betriebe, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, kann der Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten erstellt werden – jedoch spätestens am nächsten Öffnungstag, sofern dieser zeitnah stattfindet (z. B. innerhalb einer Woche). Bei Betrieben, die rund um die Uhr geöffnet haben, kann der Jahresbeleg auch vor oder nach Mitternacht erstellt werden, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt der Erstellung sollte in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.
Die Prüfung des Jahresbelegs muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden. Diese Frist gilt auch, wenn die Prüfung durch den steuerlichen Vertreter des Unternehmens erfolgt. Wird die Überprüfung nicht rechtzeitig durchgeführt, kann damit eine Finanzordnungswidrigkeit erfüllt sein und eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000 drohen.
Der Registrierkassen-Jahresbeleg ist ein unverzichtbarer Bestandteil der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und dient sowohl der ordnungsgemäßen Steuererklärung als auch dem Schutz vor Manipulationen. Die ordnungsgemäße Erstellung und Prüfung des Belegs ist für Unternehmen verpflichtend. Dabei müssen sowohl die Erstellung als auch die Prüfung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um Strafen und mögliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Sicherheitsmaßnahmen, die mit der Verwendung einer Registrierkasse verbunden sind, stellen sicher, dass die Kassenaufzeichnungen transparent, unveränderbar und manipulationssicher sind.
Uns folgen